Hiện nay, sở hữu tình hình dịch bệnh vẫn chưa được kiểm soát, việc tổ chức sự kiện bình phước offline là điều rất khó khăn và rủi ro cao, có những sự kiện đến sát ngày tổ chức thì bị các cơ quan ban ngành thông tin hoãn hoặc huỷ, điều này gây rất phổ biến thiệt hại và tổn thất cho bên chủ đầu tư lẫn đơn vị tổ chức sự kiện on-line. Không chỉ là thiệt hại về mặt vật chất, các sự kiện offline hiện nay cũng gây năng lực lây nhiễm dịch bệnh cao, vì mỗi sự kiện đều có 1 số lượng lớn người tham gia.

Tuy nhiên, các sự kiện mang khía cạnh truyền thông vẫn là những điều cần thiết cho doanh nghiệp, là 1 phần chiến lược trong các kế hoạch về advertising and marketing và truyền thông. Chính vì thế, giải pháp tổ chức sự kiện on-line (do dedo occasion) là điều cần thiết để tạm thời thay thế cho occasion truyền thống, đảm bảo chiến lược advertising and marketing vẫn diễn ra hiệu quả và đúng tiến độ.

Tổ chức sự kiện online là gì?

Tổ chức sự kiện on-line hay còn gọi là occasion on-line (do dedo occasion), là một dòng hình sự kiện mà khách sẽ không tới trực tiếp địa điểm mà sẽ liên quan sở hữu nhau phê chuẩn khoa học như điện thoại, TV, latop, toàn bộ sẽ kết nối sở hữu nhau phê chuẩn môi trường ảo, một nền tảng trực tuyến.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện nhiều năm kinh nghiệm

Đối sở hữu occasion on-line, không nhất thiết cần livestream trực tiếp 100% mà còn có thể lồng ghép, dàn dựng các video có sẵn vào sự kiện. Khu vực tổ chức bản chất sẽ chỉ có sân khấu, hệ thống âm thanh vừa cần, hệ thống ánh sáng, và xung vòng quanh nói quẩn là các hệ thống thu phát để người xem phê chuẩn màn hình có thể cảm nhận chân thực và rõ nét nhất có thể.

Ý tưởng tổ chức sự kiện on-line

Ý tưởng tổ chức sự kiện on-line ấn tượng

Một ý tưởng sáng tạo góp phần tạo cần sức hút và ấn tượng khi tổ chức sự kiện on-line. Đừng quên tham khảo một số gợi ý sau đây nhé:

Bữa tiệc màu sắc

Khi tổ chức sự kiện trực tuyến cho những sự kiện như: Lễ khánh thành, lễ khởi công, lễ khai trương, lễ Phục Sinh, tiệc Tất niên,… Bạn có thể mua ý tưởng bữa tiệc màu sắc. Chọn một màu sắc chủ đạo cho sự kiện từ trang trí, trang phục đến nội dung. Tốt hơn hết, màu sắc này cần mang một ý nghĩa nào đó như chúc mừng hay tương tác đến doanh nghiệp.

Sự kiện group construction

Đây là một hình thức tổ chức sự kiện offline khá quen thuộc đối sở hữu phổ biến doanh nghiệp. Team construction là bí quyết để gắn kết và gia tăng tình hữu nghị giữa các thành viên trong công ty. Bạn cũng có thể ứng dụng ý tưởng này vào sự kiện on-line. Các câu hỏi và nội dung cần tương tác đến công ty hay sản phẩm buôn bán của công ty. Người chơi sẽ thành lập một đội nhóm và giải đáp nhờ vào các phần mềm hỗ trợ on-line.

Tổ chức sự kiện trực tuyến

Vận dụng khoa học tổ chức các sự kiện Online trực tuyến thay thế cho sự kiện offline đang dần trở thành xu hướng tại Việt Nam và phổ biến nước trên thế giới hiện nay. Do liên quan của dịch COVID-19, phổ biến hoạt động và các sự kiện offline buộc cần hủy bỏ hoặc trì hoãn không thời hạn, gây ra những tổn thất lớn lao đối sở hữu các doanh nghiệp và các tổ chức trên cả nước. Tuy nhiên phổ biến đơn vị hiện nay đã nhanh gọn đón đầu xu hướng, tổ chức các sự kiện trực tuyến ảo trên nền tảng khoa học của Zoom.

Cách tổ chức sự kiện on-line

1. Thiết lập mục đích, tiêu chí, dòng hình của sự kiện

Mỗi dòng sự kiện có tính chất, đặc điểm khác nhau. Do đó, cần xác địch được mục đích tổ chức và những tiêu chí cần đạt được để có thể lựa mua hình thức tổ chức sự kiện yêu thích. Chỉ tiêu càng rõ ràng thì càng đơn giản đơn giản dễ dàng trong việc thực hiện và đo lường hiệu quả của chương trình.

2. Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Dựa vào các tiêu chí đã đề ra để lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện, bao gồm các hạng mục thời kì, khách mời, quy mô, nhân sự thực hiện, nội dung chính của sự kiện (schedule), … Mang thể xem đây là một bản phác thảo chung cho hầu hết sự kiện để có được dòng nhìn bao quát hầu hết chương trình.

Tác dụng của sự kiện on-line trong advertising and marketing

Tính truyền thông: Bản chất của một occasion advertising and marketing là truyền thông, là sự truyền tải thông điệp, mang tới nhận thức đúng đắn cho khách mời về giá trị sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp. Trong do dedo occasion cũng vậy, cần đảm bảo được truyền thông hiệu quả phê chuẩn các hoạt động có trong sự kiện.

Tính liên quan: Virtual occasion vẫn đảm bảo tính liên quan giữa khách tham gia và các đại biểu trên sân khấu, bằng bí quyết khách mời liên quan phê chuẩn các bình luận dựa trên 1 nền tảng mạng xã hội như fb, youtube…Dựa vào đó mà các diễn giả cũng như các đại biểu trên sân khấu nắm bắt được người xem đang cần gì và phải gì, từ đó xây dựng câu chuyện dựa trên những nhu cầu. Điểm này đặc thù hiệu quả trong các tổ chức occasion về talkshow, hội nghị – hội thảo.

Xem thêm: Làm bảng hiệu tại Bình Dương của Bee Event

Tính giải trí: Đối sở hữu các sự kiện tương tác đến nghệ thuật và giải trí, do dedo occasion cũng có thể triển khai các dòng hình này, tuy nhiên không thể thực sự đã mắt đã tai như ở chính sự kiện trực tiếp được. Đổi lại các occasion on-line sẽ có phổ biến kiểu “thiên biến vạn hoá” khiến các tiết mục nghệ thuật trở cần phong phú và phổ biến.

Các sự kiện on-line

Mang rất phổ biến hình thức được sử dụng để tổ chức một sự kiện trực tuyến dưới sự hỗ trợ của khoa học. Dưới đây là 4 dòng hình đa dạng mà bạn có thể chọn hiểu và lựa mua để tiêu dùng cho doanh nghiệp của mình:

Hội thảo trên Web (webinar)

Hội thảo trên internet là một sự kiện, hội thảo, buổi đào tạo hoặc hội thảo dưới dạng video. Ở định dạng này, diễn giả cũng bộc lộ và thảo luận về một chủ đề bằng bí quyết sử dụng các trang internet, bản bộc lộ PowerPoint hoặc nội dung đa phương tiện khác trực tuyến. Đa số các hội thảo trên internet đều liên quan sở hữu những khán giả gửi câu hỏi, trả lời các cuộc thăm dò và nói chuyện sở hữu nhau.

Mang hai dòng hội thảo trên internet:

• Hội thảo trên internet trực tiếp là khi bạn tổ chức và bộc lộ nội dung cho khán giả trực tiếp phê chuẩn một sự kiện internet khoa học số trong thời kì thực. Phương pháp này được khuyến khích nếu bạn phải tăng cường sự tham gia và liên quan giữa phổ biến người tham gia cùng một lúc. Đó cũng là một lựa mua tốt nếu bạn có người thuyết trình từ phổ biến địa điểm khác nhau hoặc phải người tham gia tham gia và liên quan sở hữu diễn giả trực tiếp.
• Hội thảo trên internet theo yêu cầu là khi bạn quản lý bản ghi sự kiện hội thảo trực tiếp trên internet để người khác xem. Trong khi nó sử dụng phần mềm để ghi lại, những người tham gia vẫn có thể có những trải nghiệm gần giống mà họ nhận được từ các hội thảo trực tiếp trên internet. Bạn có thể gợi ánh nhìn ánh nhìn phổ biến người hơn đăng ký tham gia sự kiện của mình bằng hội thảo trên internet theo yêu cầu. Nó đem lại cho bạn phổ biến cơ hội hơn để quảng bá sự kiện sau ngày trực tiếp và tạo ra phổ biến quý khách tiềm năng hơn.

Rủi ro khi tổ chức sự kiện on-line

Tổ chức sự kiện on-line hay còn gọi là Virtual Event đã trở thành hình thức hoạt động rõ ràng, và duy nhất trong mùa dịch để doanh nghiệp tiếp tục duy trì hình ảnh và thương hiệu. Trong tương lai gần dự đoán xu hướng này sẽ vững mạnh track hành sở hữu hình thức truyền thống.

Thực trạng rủi ro khi tổ chức sự kiện on-line

Quản trị rủi ro là một khía cạnh không thể thiếu trong hầu hết quy trình hoạt động. Ngay trong hình thức tổ chức sự kiện truyền thống vốn luôn tồn tại 9 vấn đề nổi cộm, có thể dẫn đến các rủi ro khi tổ chức sự kiên on-line như sau:

• Ý tưởng, kịch bản sự kiện bị chệch hướng
• Target sai tiêu chí, nhu cầu của quý khách
• Đối tác yêu cầu đổi thay bề ngoài và kịch bản sát giờ

Các rủi ro khi tổ chức sự kiện on-line có thể phát sinh

Khi chuyển sang hình thức dịch vụ tổ chức sự kiện nhiều năm kinh nghiệm on-line thì một số rủi ro trước đây có thể đã được lược bỏ nhưng vẫn tồn đọng phổ biến lỗ hổng lớn trong đó.

Bảo mật thông tin

Ban tổ chức cần đảm bảo 4 khía cạnh sau để tránh nỗi lo về bảo mật dữ liệu cho cả đối tác và khách tham gia:

• Bảo mật ngay từ giai đoạn đăng ký: sử dụng bí quyết thức đăng ký cá nhân và thông tin tới quý khách về quyền bảo mật cho hyperlink thông tin đó.
• Tiêu dùng trình quản lý mật khẩu: có 1 số công cụ hiện nay có thể hỗ trợ tạo mật khẩu ngẫu nhiên để đảm bảo không ai sử dụng một mật khẩu dễ đoán cho phổ biến nền tảng và dịch vụ. Tổng quan của các dữ liệu này sẽ được bảo mật trong hệ thống tổng của ban tổ chức.
• Kiểm soát việc tích hợp nền tảng: hạn chế điều này để tránh những rò rỉ bảo mật sẽ chảy về các bên trung gian trong sự kiện trực tuyến
• Bảo mật 2 lớp: đây là bí quyết mà Gmail và Apple sử dụng để bảo vệ quý khách của mình. Vậy cần ban tổ chức có thể ứng dụng phương thức này đơn giản nhất là qua USB-C vật lý khi có người phải truy cập vào nền tảng dữ liệu.

Dịch vụ sự kiện tổ chức on-line

ĐỊA CHỈ VĂN PHÒNG

• Trụ sở chính: 583 Phạm Ngọc Thạch, p.Phú Mỹ, TP. Thủ Dầu Một, Bình Dương
• Văn phòng đại diện: Lầ​u 12, Tòa​ nhà​ Lapen, 99 Nguyễ​n Thị​ Minh Khai, p. Bế​n Thà​nh, Quậ​n 1, TP.Hồ​ Chí​ Minh

THÔNG TIN LIÊN HỆ

• CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN ONG VÀNG
• Email: hien.phan@bee-event.vn
• MST: 3702 608 718
• (+84) 901 731 731 – Mr.Bá Anh
• (+84) 966 795 579 – Ms.Hiền

Tổ chức sự kiện online là gì ? - Ý tưởng tổ chức online